Polityka prywatności — wersja 2.5

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z platformy Definium jest:

meet4bit Sp. z o.o.
ul. Ogrodowa 8, 91-062 Łódź, Polska
Spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
KRS 0001183786 · NIP 7252357254 · REGON 542248810 · kapitał zakładowy 10 000,00 zł
E-mail: kontakt@definium.eu

Zakres ról. Polityka opisuje przetwarzanie, w którym meet4bit występuje jako administrator: konta użytkowników, korespondencja i formularz kontaktowy, dzienniki serwera oraz rozliczenia.

W odniesieniu do danych wprowadzanych przez Organizację do modułów Platformy — treści, dokumentów, ryzyk, danych dostawców oraz danych osób trzecich — meet4bit działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, a administratorem pozostaje Organizacja. Zasady powierzenia określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania.

Pojęcia użyte w Polityce:

• Administrator — meet4bit Sp. z o.o.;
• Platforma — aplikacja Definium udostępniana przez Administratora pod adresem app.definium.eu;
• Serwis — strona internetowa definium.eu wraz z podstronami;
• Organizacja — podmiot korzystający z Platformy na podstawie umowy zawartej z Administratorem;
• RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

2. Kontakt w sprawach ochrony danych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się pod adresem:

rodo@definium.eu

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. Konta użytkowników Platformy

Imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, rola w organizacji, skrót hasła (Argon2ID — hasła nie są przechowywane w postaci jawnej), preferowany język i strefa czasowa, a opcjonalnie numer telefonu i sekret uwierzytelniania dwuskładnikowego. Rejestrowane są także data, godzina i adres IP ostatniego logowania oraz historia logowań.

3.2. Dane wprowadzane przez Organizację

Dane wprowadzane w ramach modułów Platformy przechowywane są w instancji Organizacji i nie są udostępniane innym klientom. W tym zakresie meet4bit działa jako podmiot przetwarzający.

3.3. Dzienniki i ślad rewizyjny

Adres IP, data i godzina, adres zasobu, kod odpowiedzi, identyfikator przeglądarki, adres odsyłający. Dziennik audytowy Platformy rejestruje ponadto identyfikator użytkownika, rodzaj czynności oraz zapis wartości przed zmianą i po zmianie.

3.4. Formularz kontaktowy

Imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa organizacji, temat i treść wiadomości oraz adres IP, z którego wysłano zgłoszenie.

3.5. Dane rozliczeniowe

Dane niezbędne do wystawienia faktury oraz obsługi płatności subskrypcyjnych.

4. Cele i podstawy prawne

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wskazanym poniżej.

Funkcje wykorzystujące modele językowe są dobrowolne. Organizacja może je wyłączyć. Przekazywane treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli udostępnianych innym podmiotom. W planie przewidującym korzystanie z własnych kluczy dostępowych Organizacja samodzielnie wybiera dostawcę modelu i to ona odpowiada za warunki jego umowy; w pozostałych planach dostawcą jest Anthropic.

Przekazywanie danych poza EOG. Jeżeli odbiorca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, podstawę przekazania wskazuje kolumna „Podstawa transferu". Kopię zabezpieczeń stosowanych na podstawie art. 46 RODO — w szczególności standardowych klauzul umownych — można uzyskać, pisząc na adres rodo@definium.eu.

6. Okres przechowywania

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje prawo dostępu (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu (art. 21) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Realizację praw obsługuje adres rodo@definium.eu. Jeżeli żądanie dotyczy danych wprowadzonych do Platformy przez Organizację, Administrator przekazuje je Organizacji jako administratorowi tych danych i wspiera ją w realizacji żądania.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, w tym do profilowania (art. 22 RODO).

Funkcje wykorzystujące modele językowe mają charakter wyłącznie wspomagający — generują propozycje wymagające weryfikacji, a decyzje podejmuje człowiek. Wyniki takich funkcji są oznaczane jako pochodzące od systemu sztucznej inteligencji.

9. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności: szyfrowanie połączeń, szyfrowanie wybranych danych w spoczynku, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, kontrolę dostępu opartą na rolach z rozdziałem obowiązków, dziennik audytowy zabezpieczony łańcuchem skrótów oraz kopie zapasowe.

Szczegółowy wykaz środków — wraz ze wskazaniem środków, których Administrator nie zapewnia — udostępniany jest Organizacjom jako załącznik do umowy.

10. Pliki cookie i podobne technologie

Serwis i Platforma wykorzystują wyłącznie pliki cookie i podobne technologie niezbędne do działania oraz do zabezpieczenia formularzy i logowania:

Serwis i Platforma nie korzystają z plików cookie analitycznych ani marketingowych. Pliki cookie ustawiane przez usługi reCAPTCHA i hCaptcha podlegają politykom ich dostawców wskazanych w sekcji 5.

11. Zmiany Polityki

O istotnych zmianach Administrator informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem — przez publikację w Serwisie oraz, dla użytkowników posiadających konto, wiadomością na adres poczty elektronicznej.

Przegląd: 2027-08-07 · Właściciel: meet4bit — Legal